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Confira 5 dicas para lidar com emergências em eventos

Grande parte do sucesso de um evento depende do quanto os planejadores estão preparados para imprevistos. Ser proativo e ter um plano B na manga pode reduzir consideravelmente o estresse e permitir que circunstâncias inesperadas, como possíveis cancelamentos ou reprogramações, sejam resolvidas da melhor forma possível.

Confira a seguir cinco dicas para prevenir ou lidar com emergências em eventos:

1- Considere a segurança em primeiro lugar
A prioridade durante uma emergência deve ser a segurança. Assim que a ameaça imediata de perigo tiver sido resolvida, consequências financeiras também devem ser levadas em conta, como oferecer restituições ou reagendar o evento.

2- Designar um contato central para todos os fornecedores
Identificar seus contatos e definir papéis e responsabilidades ajuda de forma significativa quando algo inesperado acontece. Seu contato principal deve conduzir discussões e fazer recomendações sobre como lidar com a emergência. Pode haver um contato específico para antes do evento e outro especializado no local. A gerência deve receber atualizações oportunas por meio de softwares e conversas – a atualização por e-mail não é adequada durante uma emergência.

3- Centralize a comunicação com seus fornecedores
Uma decisão precisa ser tomada rapidamente para cancelar ou reagendar um evento. As melhores práticas incluem manter uma comunicação próxima durante a emergência e programar reuniões frequentes para que todos os membros da equipe estejam em sincronia. Isso permite que os gestores e organizadores entreguem uma mensagem consistente aos expositores, participantes, palestrantes e à imprensa. Faça parcerias com fornecedores que tenham a mesma urgência e saibam o que devem levar em conta ao lidarem com um público amplo.

4- Utilize os serviços disponíveis por meio de seus fornecedores
Os gestores e organizadores de eventos podem direcionar seus fornecedores para outros serviços que serão úteis durante ou após uma emergência. Por exemplo, se o seu fornecedor tiver um centro de contato para serviços de bate-papo, e-mail e atendimento telefônico em tempo real, você pode aproveitar essa estrutura para transmitir informações de maneira eficiente.

5- Mantenha contato com seu público
Depois de uma emergência, os organizadores devem dedicar um tremendo esforço para convencer os participantes a permanecerem no evento. Isso pode ser conseguido por meio de mensagens consistentes e planos de marketing estrategicamente elaborados. Um evento que foi remarcado devido a um furacão pode reter 80% dos expositores e 85% dos oradores porque o processo de reprogramação foi facilitado, por exemplo.

Fonte: Karina Cedeño – PANROTAS

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