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Eventos corporativos: dicas para o planejamento

Quando um evento se torna inesquecível para os participantes, certamente foi um sucesso. Saiba o que fazer para uma boa organização de eventos voltados para o mundo empresarial.

A realização de eventos como estratégia de aproximação com os públicos de uma empresa é cada vez mais comum. Com isso, empreendedores, profissionais liberais ou colaboradores de uma empresa podem se ver com o desafio de organizar um evento que traga os resultados esperados pelo planejamento de marketing. Mas o que fazer para que evento seja um sucesso e inesquecível?

“Quando da organização de qualquer evento, a primeira preocupação precisa ser com as pessoas, afinal, elas sempre serão a principal razão para a promoção de um evento”, pontua Rosemary Lima, consultora de eventos e instrutora nas áreas de Gestão, Hotelaria e Eventos do Senac-CE. De acordo com a especialista, o perfil e o número de participantes são imprescindíveis para a tomada de qualquer decisão em eventos. Com essas definições delineadas, deve-se traçar o objetivo do evento para que a tipologia, o tema, o roteiro, a programação e a duração possam ser alinhados, acrescenta.

Um dos erros mais comuns,como salienta Rosemary Lima, é quanto à definição da tipologia, ou seja, se será congresso, workshop, almoço, rodada de negócios ou qualquer uma das mais de 100 categorias de eventos. “Por desconhecimento da área, as pessoas nomeiam os eventos pela sonoridade ou por modismos. Explico: no estudo da tipologia de eventos, temos mais de 100 categorias elencadas e definidas, nas quais os objetivos para um agrupamento de pessoas possuem finalidades bem específicas que nortearão seu roteiro, sua programa-ção, a duração e o cerimonial. A maioria das pessoas é leiga no assunto e acaba ‘batizando’ o evento com a intenção de deixá-lo mais comercial. Se o evento não for corretamente classificado e seu título não corresponder  às atividades propostas, pode gerar falsas expectativas nos participantes”, afirma a consultora.

TRABALHO CUIDADOSO

planejamento de um evento bem-sucedido começacom a definição do conceito e finaliza com a desmontagem e a avaliação do evento para verificar se os objetivos foram ou não atendidos. “Os resultados da avaliação dos palestrantes, convidados e participantes realizadas ao final do evento e o recall que o evento provoca indicam que ele foi um sucesso. O recall refere-se ao tempo que o evento fica na memória dos que o vivenciaram, que pode ser aferido hoje por menções e postagens nas redes sociais e pela página do evento”, explica Rosemary Lima.

O sucesso de um evento depende muito da equipe de profissionais envolvidos, da dedicação dos organizadores e do planejamento alinhado aos objetivos. Para auxiliar o trabalho, a tecnologia favorece. “Atualmente, existem vários aplicativos de gestão de eventos que permitem não só substituir o seu controle manual, mas também possibilitam aumentar o engajamento dos participantes em seu evento, auxiliando no gerenciamento de todos os processos, desde pesquisas e votações em tempo real até a gamificação do evento e análises pós-evento”, afirma Cíntia Oliveira, consultora de produtos educacionais nas áreas de Turismo e Eventos. “Em sua maioria, exigem investimentos por parte dos organizadores do evento, como o EvenTool e o EventMobi. Detoda forma, existem ferramentas 100% gratuitas que podem auxiliar bastante, como o Google Form e o Trello, que possibilitam o compartilhamento de informações e facilitam na comunicação entre os envolvidos, promovendo melhor experiência entre os participantes”, destaca a consultora.

PROFISSIONAL DE EVENTOS

Em empresas que têm a realização de eventos como estratégia do negócio, a presença de um profissional conduzindo o planejamento é fundamental. “Deixar de contratar profissionais realmente preparados para este fim põe em risco toda a estrutura do acontecimento. É oportuno reforçar que o êxito de um evento depende, em grande parte, de sensibilidade e do sentido de profissionalismo como é conduzido”, afirma Rosemary Lima.

Fonte: diariodonordeste

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