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Por que as pequenas reuniões não podem ser ignoradas

Grandes empresas podem ter centenas de reuniões e pequenos eventos por ano, mas durante muito tempo muitas das menores ou menos complexas passavam despercebidas. Isso ocorre mesmo com o fato de que 43% do orçamento de viagem de uma companhia é dedicado a isso, de acordo com dados da U.S. Travel Association, e aproximadamente metade desses encontros são simples.

Nos últimos dois anos, porém, isso mudou, uma vez que diversos fatores puxam a indústria para uma nova direção. As corporações começaram a entender que devem acompanhar todas as reuniões para saber o quanto estão realmente gastando, como podem economizar e para garantir que os funcionários cumpram a política da empresa.

“Acho que as empresas estão começando a acreditar nos dados. Dois ou três anos atrás, algumas delas começaram a fazer auditorias e perceberam que 60% a 80% das reuniões que elas realizavam precisavam ser rastreadas, reservadas e gerenciadas”, afirma o CEO da Groupize, plataforma de gerenciamento de eventos, Charles Beaubien.

Embora as small meetings tenham sempre um número relativamente pequeno de participantes, elas podem ser extremamente complexas, dependendo do objetivo do encontro. Uma reunião de investidores de alto perfil, por exemplo, pode ter apenas oito pessoas, mas a grande variedade de fatores que a rodeiam são bastante complexos.

Parte da razão pela qual muitas empresas ignoraram esse tipo de evento por muito tempo é que elas acontecem com frequência e ocorrem em todas as áreas de uma corporação. E, frequentemente, os colaboradores que planejam uma reunião não têm experiência em eventos e podem não ter tempo ou treinamento para registrá-la formalmente.

DUTY OF CARE

A segurança tornou-se um grande motivo pelo qual as empresas priorizam cada vez mais o rastreamento de reuniões simples. Com ameaças de terrorismo doméstico e eventos climáticos extremos em ascensão, saber onde cada funcionário está e como contatá-los rapidamente está se tornando ainda mais prioritário.
“As TMCs agora estão começando a impulsionar isso como parte do programa de viagens gerenciadas, mostrando que precisam cuidar das reuniões complexas, mas também das simples”, conta Beaubien.

No entanto, segundo o CEO da Groupize, este rastreamento está em estágios iniciais. Muitas companhias ainda estão descobrindo quantas reuniões têm em um ano, não importando o quanto gastam com elas ou o quanto podem economizar.

Fonte: Panrotas.com.br

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