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Veja os equívocos mais comuns no cálculo de custos em viagens corporativas

Qualquer erro no processo de cálculo dos custos das viagens corporativas pode gerar consequências catastróficas no budget da empresa. Por isso é importante direcionar toda a atenção ao passo a passo deste processo, evitando os erros listados a seguir, considerados bastante comuns. Veja quais são eles:

1. Gestão manual
Fazer a gestão de viagens de forma manual pode gerar problemas durante a prestação de contas, sendo um deles ultrapassar o orçamento estabelecido para esses deslocamentos.
Por isso, é aconselhável contar com um sistema de gestão de uma agência especializada, que permita planejar, estimar, prestar contas e ainda mantenha os gastos controlados dentro do que estipula a política de viagens.

2. Não revisar a política de viagens
Se a política foi elaborada há muitos anos e você nunca fez uma boa revisão, é bom repensar seus conceitos. Atualizar sua política de viagens é a melhor maneira de conseguir estimar custos de viagem e ainda ter melhor controle das despesas.

3. Não fazer um planejamento antecipado
Embora nem sempre a rotina de viagens corporativas permita o planejamento antecipado, ele é muito importante na hora de estimar custos e obter economia em deslocamentos a negócios. Com um planejamento prévio é possível, por exemplo, fazer pesquisas mais aprofundadas para as necessidades da viagem e estabelecer valores com maior assertividade.

4. Dar pouca importância aos relatórios
Relatórios detalhados oferecem uma visão muito melhor dos gastos com deslocamentos e dão também informações essenciais para que o gestor tome a melhor decisão possível. Eles também oferecem dados para melhorar os investimentos futuros em viagens corporativas.

5. Não considerar gastos extras
Além de todos os gastos básicos de uma viagem, como as passagens, transporte no destino e alimentação, é essencial listar tudo o que pode ser considerado como um gasto a mais. Imprevistos podem acontecer a qualquer momento e estar preparado facilita.

6. Esquecer do reembolso do viajante
Ao planejar a viagem do funcionário, é muito importante estimar também um valor para o reembolso do mesmo. Ter uma noção deste gasto, que está quase sempre presente nos deslocamentos a trabalho, auxilia no momento do planejamento.

Fonte: PANROTAS

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