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Veja por que gestores e planejadores de eventos devem trabalhar juntos

Os organizadores de reuniões e eventos estão seguindo o mesmo caminho dos gestores de viagens ao enfrentarem problemas orçamentários e de segurança, enquanto tentam abraçar as tecnologias disponíveis. E já que os desafios são os mesmos, por que não integrar as grandes empresas e associações de ambos os lados, criando programas globais para reuniões e eventos?

Na opinião da VP sênior e diretora global da CWT Meetings & Events, Cindy Fisher, a solução não é tão simples quanto parece, afinal, por mais que as empresas estejam seguindo o exemplo de programas globais de viagens, continuam enfrentando dificuldades no segmento de eventos e reuniões, que se mostra cada vez mais complexo.

“Isso leva tempo por causa da ampla base de stakeholders envolvidos com as reuniões e eventos dentro das corporações. Fora o fato do compliance e das demais interações com CEOs, equipe de marketing, vendas e outros setores da empresa, o que aumenta ainda mais o desafio”, comenta a executiva.

Assim como nas viagens corporativas, no segmento de eventos e reuniões há uma convergência para a terceirização parcial, com o objetivo de reduzir custos e aumentar a eficiência. Porém, o resultado pode ser o oposto, na opinião do presidente da Associação Internacional de Profissionais Organizadores de Congressos, Jan Tonkin.

“Terceirizar determinados serviços, em vez de facilitar a gestão de eventos, está criando um ambiente que favorece a redução dos serviços e também incentiva a prestação deles por países de baixa renda”, afirma Tonkin.

SEGURANÇA É PRIORIDADE
Assim como nas viagens corporativas, a segurança continua sendo uma grande preocupação para quem organiza eventos.

“Os organizadores geralmente têm que planejar eventos que envolvem executivos de alto escalão, e nestes casos há a grande possibilidade de ocorrerem interrupções nos negócios por conta de questões de saúde ou segurança. Por isso, além de terem à mão dados relacionados ao destino do evento, os organizadores precisam estar informados sobre a idade dos executivos participantes e quaisquer condições médicas preexistentes que possam exigir cuidados específicos. Esse público requer atenção extra”, salienta a diretora de Segurança da SOS Control, Sally Napper.

Os clientes, por suas vez, também estão preocupados com os riscos associados aos grandes eventos, devido à diversidade do perfil dos participantes, barreiras linguísticas, restrições administrativas e interrupções devido a doenças dos participantes.

Além de todos esses fatores, a tecnologia, geralmente vista como solução, é mais um dos desafios a serem enfrentados, por conta da dificuldade de integração entre as plataformas.

“O surgimento de melhorias de eficiência por meio de várias plataformas tecnológicas resultou em uma variedade de soluções; no entanto, tentar fazer com que cada um delas converse entre si é um enorme desafio”, conclui Tonkin. Cindy sugere que, para resolver esse problema, as empresas devem se associar a agências habilitadas ao desenvolvimento de plataformas integradas.

Um relatório recente da American Express Global Business Travel observou que a tecnologia deverá continuar a sua transformação de reuniões e eventos este ano. O potencial das plataformas emergentes, como a realidade virtual e a inteligência artificial, bem como o desenvolvimento contínuo de soluções de aplicativos móveis e de reuniões híbridas, estão criando oportunidades de inovação e valor agregado tanto para os organizadores de reuniões como para os participantes.

Para o VP sênior e gerente geral da American Express Meetings & Events, Issa Jouaneh, este ano deverá vir acompanhado do crescimento global dos gasto em eventos, e tais custos podem vir acompanhados de problemas, a menos que os organizadores de eventos adotem mudanças e aprendam com seus parceiros.

Fonte: Karina Cedeño – PANROTAS

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